Paperless Ryan

06.08 Unknown 0 Comments


Latar Belakang
Sampah merupakan konsekuensi dari adanya aktivitas manusia. Setiap aktivitas manusia pasti menghasilkan buangan atau sampah. Jumlah atau volume serta jenis sampah sebanding dengan tingkat konsumsi kita terhadap barang/material yang digunakan sehari-hari. 

Namun apabila sampah itu berupa sampah kertas, bayangkan betapa mubazirnya penggunaan kertas tersebut. Belum lagi hutan kayu yang terus ditebangi tiap hari untuk produksi kertas yang terus menerus, karena permintaan pasar akan kebutuhan kertas. Semakin lama ditebang, hutan-hutan kita menjadi keropos, akhirnya bencana di mana-mana.
Dari segi operasional sebuah aktivitas, akan menjadi lebih besar, hanya untuk mengkonsumsi ratusan kertas dari pabrik, padahal nantinya kertas tersebut berlari ke sampah.
Lingkup permasalahan
Jakarta merupakan area terpadat di Indonesia, padat dengan kantor, mal, pusat hiburan, pasar,vdll. Ada 500 lebih kantor di kota metropolitan ini, yang setiap harinya menghasilkan timbunan sampah berjuta-juta, terlebih sampah kertas. Menuju Paperless System,  itulah yang nantinya akan menjadi trend ke depan. Sebagai cara penghematan energi.
Untuk sistem paperless ini di Jakarta sendiri ada perusahaan cargo skala nasional, yang sudah menerapkan system paperless, terhadap nota bukti pengiriman barang. Status pengiriman ekspedisi,dll. Kantor saya sendiri sudah menerapkan sistempaperless ini untuk pembayaran gaji. Sistem tanda terima nya sudah dengan digital signature.
Solusi
Paperless System ini bisa diaplikasikan dengan menciptakan sebuah aplikasi berbasis web, yang bisa berisi fitur-fitur sesuai kebutuhan instansi seperti:
Instansi Pemerintahan : Pemerintah merupakan sektor penggerak perekonomian kota Jakarta, yang otomatis termasuk penyumbang sampah kertas pula untuk negara kita. Implementasi Paperless System ini akan menghasilkan sebuah pola aktivitas, yang nantinya akan diikuti oleh berbagai instansi.
1.  Paperless Meeting . Laporan hasil rapat yang diselenggarakan oleh instansi pemerintahan, dan didistribusikan kepada semua anggota rapat melalui aplikasi ini, tanpa print out. Bahkan materi rapat pun tidak perlu diprint berlembar-lembar, tiap anggota rapat bisa mengakses materi melalui aplikasi ini juga, dan bisa di bawa ke ruang rapat di meja rapat masing-masing.
Instansi Bisnis : Instansi ini merupakan penyumbang sampah kertas terbesar di dunia. Semua perusahaan menghasilkan sampah kertas untuk berbagai hal. Dengan adanya aplikasi ini, maka tiap pegawai bisa memiliki akun sendiri pada aplikasi ini. Aplikasi ini mempunyai fitur :
1.  Paperless Slip Gaji. Slip gaji tidak perlu print out, sistem penerimaan gaji, dapat diberikan melalui signature di media yang sudah disediakan. Copy dari slip gaji didistribusikan ke akun masing-masing pegawai, melalui aplikasi ini.
2.  Paperless Materi Rapat dan Hasil. Seperti pada instansi pemerintahan.
3.  Paperless Penawaran. Penawaran bisa diwujudkan dalam bentuk e-mail, ataupun dalam bentuk CD.
4.  Paperless Company Profile. Perusahaan tidak perlu lagi mengirimkan kertas tebal yang berisi company profile, ataupun list dan gambar produk yang mereka jual. Semua dilakukan melalui CD, ataupun katalog web produk.
Instansi Sekolah : Di dunia pendidikan pun dapat menerapkan aplikasi ini, dan aplikasi ini mempunyai fitur:
1.  Ulangan Online : Guru tinggal membuat soal ulangan online di aplikasi ini beserta jawabannya serta timing lama pengerjaan soal. Setelah soal ini selesai, tiap kelas yang akan mengikuti ulangan, dapat mengikuti ulangan melalui aplikasi ini sesuai waktu yang ditetapkan, setelah waktu habis, maka mereka tidak bisa lagi mengakses soal. Setelah selesai, maka murid bisa mengetahui nilai mereka, berapa soal salah, berapa soal benar. Mengikuti remedial atau tidak.
2.  Raport Online : Orang tua murid dapat mengetahui hasil kegiatan belajar mengajar selama satu semester, bahkan orang tua pun dapat melihat nilai ulangan harian anak-anak mereka.
3.  Bimbingan Konseling : Orang tua dapat berkonsultasi dengan wali murid dari anak-anak mereka,mengenai perkembangan anak-anak mereka di sekolah.
4.  Pembayaran Uang Sekolah : Orang tua juga dapat melakukan pembayaran uang sekolah, maupun uang ekstra, dll secara langsung di aplikasi ini. Tentu saja bekerja sama dengan beberapa lembaga keuangan.
Rencana Implementasi & Teknologi Pendukung
Paperless System ini bisa diaplikasikan dengan menciptakan sebuah aplikasi berbasis web. Akan ada beberapa fitur yang tertanam di dalamnya. Untuk implementasinya, setiap instansi yang ingin berpindah ke sistem ini, maka harus membangun aplikasi ini disesuaikan dengan instansi yang mereka usahakan. Aplikasi ini  berisi fitur-fitur sesuai kebutuhan instansi seperti:
Instansi Pemerintahan : Pemerintah merupakan sektor penggerak perekonomian kota Jakarta, yang otomatis termasuk penyumbang sampah kertas pula untuk negara kita. Implementasi Paperless System ini akan menghasilkan sebuah pola aktivitas, yang nantinya akan diikuti oleh berbagai instansi.
1.  Paperless Meeting. Laporan hasil rapat yang diselenggarakan oleh instansi pemerintahan, dan didistribusikan kepada semua anggota rapat melalui aplikasi ini, tanpa print out. Bahkan materi rapat pun tidak perlu diprint berlembar-lembar, tiap anggota rapat bisa mengakses materi melalui aplikasi ini juga, dan bisa di bawa ke ruang rapat di meja rapat masing-masing.
Instansi Bisnis : Instansi ini merupakan penyumbang sampah kertas terbesar di dunia. Semua perusahaan menghasilkan sampah kertas untuk berbagai hal. Dengan adanya aplikasi ini, maka tiap pegawai bisa memiliki akun sendiri pada aplikasi ini. Aplikasi ini mempunyai fitur:
1.  Paperless Slip Gaji. Slip gaji tidak perlu print out, sistem penerimaan gaji, dapat diberikan melalui signature di media yang sudah disediakan. Copy dari slip gaji didistribusikan ke akun masing-masing pegawai, melalui aplikasi ini.
2.  Paperless Materi Rapat dan Hasil. Seperti pada instansi pemerintahan.
3.  Paperless Penawaran. Penawaran bisa diwujudkan dalam bentuk e-mail, ataupun dalam bentuk CD.
4.  Paperless Company Profile. Perusahaan tidak perlu lagi mengirimkan kertas tebal yang berisi company profile, ataupun list dan gambar produk yang mereka jual. Semua dilakukan melalui CD, ataupun katalog web produk.
Instansi Sekolah : Di dunia pendidikan pun dapat menerapkan aplikasi ini, dan aplikasi ini mempunyai fitur:
1.  Ulangan Online : Guru tinggal membuat soal ulangan online di aplikasi ini beserta jawabannya serta timing lama pengerjaan soal. Setelah soal ini selesai, tiap kelas yang akan mengikuti ulangan, dapat mengikuti ulangan melalui aplikasi ini sesuai waktu yang ditetapkan, setelah waktu habis, maka mereka tidak bisa lagi mengakses soal. Setelah selesai, maka murid bisa mengetahui nilai mereka, berapa soal salah, berapa soal benar. Mengikuti remedial atau tidak. Tentu saja dengan aplikasi ini, sekolah tidak perlu mengkonsumsi kertas secara berlebihan untuk ujian.
2.  Raport Online : Orang tua murid dapat mengetahui hasil kegiatan belajar mengajar selama satu semester, bahkan orang tua pun dapat melihat nilai ulangan harian anak-anak mereka.
3.  Bimbingan Konseling : Orang tua dapat berkonsultasi dengan wali murid dari anak-anak mereka,mengenai perkembangan anak-anak mereka di sekolah.
4.  Billing Uang Sekolah : Orang tua juga dapat melakukan pembayaran uang sekolah, maupun uang ekstra,dll secara langsung di aplikasi ini. Tentu saja bekerja sama dengan beberapa lembaga keuangan.
5.  Informasi : Dengan aplikasi ini, setiap orang tua dapat memperoleh informasi mengenai perkembangan di sekolah, ataupun acara-acara yang diselenggarakan. Bahkan hingga agenda pertemuan orang tua. Hal ini tentu saja pihak sekolah tidak perlu menerbitkan surat panggilan, yang akhirnya akan dibuang setelah itu.
6.  Forum : Dengan forum ini, maka para orang tua murid, dan guru dapat saling bertukar pikiran. Bercerita dan berbagi mengenai dunia pendidikan. 
Benefit
Keuntungannya:
  • Menekan biaya operasional kantor dari segi konsumsi kertas dan tinta print ataupun foto copy.
  • Membantu memperingan efek global warming.
  • Mempertahankan SDA hutan kayu yang makin lama makin terkikis, dan tidak mampu menjadi sumber penahan bagi bencana alam seperti banjir, erosi,dll.

0 komentar :

Langganan: Posting Komentar ( Atom )